クリエイターズツール｜オールインワンツール「Notion」によるタスク管理

日々の業務を円滑に行うためのタスク管理。今回はソルメディエージの俵山さんに、日頃どのようにタスク管理をしているか聞いてみました！

あらゆる情報を一元/多角的管理できる「Notion（ノーション）」

現在、社内チーム内での日々の業務（タスク）管理を、「Notion」というツールにて運用し始めています。→ https://www.notion.so

これまで、タスクの整理に限らず、案件での懸案や状況をまとめる等にあたり様々なツールを試してきましたが、やはり 使用ハードルの低い ExcelやGoogleスプレッドシート等の表組ツールの利用が多くなっていました。

そこへ近年、周辺業界で流行の兆しをみせていた「Notion」を試してみたところ、単なる表組レイアウトを超えた「データベースによる情報管理」が非常に強力で、実務に組み込むことで効率化をはかれると感じ、色々と試しながら運用を進めています。

タスク管理におけるおおまかな流れとしては、まずは 各案件（顧客）をデータベースにて整理、その後、別データベースとして「やること/やったこと」＝「TASK」を入れ込み、それを 前述の各案件（顧客）へ割り当て（Relation）し、作業日程・担当者、状況を設定しています。

全ての現状をNotion内で都度データベース化することで、各案件・各メンバーの動向を一元管理し、チーム内誰もが常に把握/共有できることを目標としています。

登録したデータを様々な表示方法で確認/管理できる

一元化したタスクデータは、前述のような「カレンダー状態」や、タスク管理ツールとして有名な「Trello」のような「カンバン方式」、施工管理によくみられる「ガントチャート方式」など、様々な見せ方で切り替え表示もできるほか、「各プロジェクトごと」「各担当者ごと」などと特定条件で絞り込んでの表示も柔軟に可能で、全タスクデータを多角的に閲覧・把握、管理することができるのが大きな強みです。

一方、デメリットとしては、最初は仕方ないところですが「できることが多すぎるため、慣れないうちはかなりとっつきにくい」という点が、他ツールに比べると大きいと感じています。特に 他ユーザと共有での運用には、運用レクチャ・内部ルール策定がある程度必要かなと思います。

また、使用方法によっては 定額費用が発生します。ご利用内容により適宜ご検討ください。

まとめ

Notionは他と比べかなり多機能なツールのため、慣れるまでが結構大変ですが、タスク管理に限らず 使い方次第で非常に良い効果をもたらせるのではないかと感じています。各方面でかなり人気が出てきており、活用事例記事も多くありますので、気になる方はぜひ色々調べて試してみてください。